7. LE SEGNALAZIONI

7.1 Oggetto e contenuti della Segnalazione

Sono oggetto di segnalazione, ove se ne abbia conoscenza in occasione e/o causa o comunque nell’ambito del rapporto di lavoro/collaborazione o commerciale con il MULTIPLO SRL e ove possano determinare, in modo diretto o indiretto, un danno economico-patrimoniale e/o di immagine al Gruppo:

1. le violazioni o le sospette violazioni della legge penale rilevanti ai sensi e per gli effetti del D.lgs. n. 24/2023;
2. comportamenti o pratiche non conformi a quanto stabilito dal Codice Etico di MULTIPLO SRL pubblicato sul sito.

La Segnalazione NON può pervenire in forma anonima.

Le segnalazioni non si applicano a contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante. Rientrano invece gli illeciti relativi a:

• appalti pubblici
• servizi, prodotti e mercati finanziari
• prevenzione del riciclaggio e finanziamento del terrorismo
• sicurezza e conformità dei prodotti
• sicurezza dei trasporti
• tutela dell’ambiente
• radioprotezione e sicurezza nucleare
• sicurezza di alimenti, mangimi e salute e benessere di animali
• salute pubblica
• protezione dei consumatori
• tutela della vita privata e protezione dei dati personali
• sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Tutti illeciti che rientrano negli argomenti espressamente previsti nel processo di segnalazione, vale a dire in particolare:

1. Diritto Comunitario
2.Frode Fiscale
3.Riciclaggio di Denaro
4.Sicurezza di Prodotti e Servizi
5.Tutela dell’Ambiente
6.Sanità Pubblica
7.Protezione dei Consumatori
8.Protezione dei dati
9.Codice Etico

Le Segnalazioni devono essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti, riguardare fatti riscontrabili e contenere tutti gli elementi utili per effettuare le verifiche e gli accertamenti necessari a valutarne la fondatezza.

Pertanto, è importante che il Segnalante:

• indichi nome, cognome, indirizzo mail e/o numero di telefono;
• riporti, in modo chiaro, completo e circostanziato, dove e quando sono accaduti i fatti segnalati;
• obbligatoriamente indichi l’argomento che si ritiene violato, inoltre, se possibile richiami nello specifico la legge o il regolamento inserito nel codice etico a cui si rifà MULTIPLO SRL, che si ritiene essere stato violato;
• indichi generalità o altri elementi che consentano di identificare chi ha commesso quanto segnalato;
• indichi eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
• indichi/fornisca eventuali documenti che possano confermare la fondatezza della Segnalazione;
• fornisca ogni altra informazione o prova che possa costituire un utile riscontro circa la sussistenza di quanto segnalato.

7.2 Modalità di Segnalazione

Le Segnalazioni devono essere effettuate attraverso la piattaforma YesNology – Modulo Whistleblowing. I Link dedicati ai segnalanti sono messi a disposizione da parte di MULTIPLO SRLcon la seguente modalità:

• prevedendo un’apposita sezione sul sito;
• tramite i QRCode forniti oppositamente da MULTIPLO SRL;

Nella Sezione dedicata del sito, nominata “Whistleblowing”, si avranno due link:

• uno con il nome “Policy Whistleblowing” dove verrà inserita la presente Policy resa così pubblica e conoscibile a tutti;
• l’altro con il nome “Vuoi fare una segnalazione” o una dicitura simile, dove cliccando si aprirà il collegamento alla piattaforma YesNology – Modulo Whistleblowing, e si inizierà la procedura di segnalazione ed apparirà l’informativa segnalatore unitamente alla presente Policy Whistleblowing, documenti che dovranno necessariamente essere spuntati nell’apposito punto per presa visione.

Successivamente si dovranno compilare le pagine che via via si apriranno, in tutti i loro punti, inserendo inizialmente nome, cognome, indirizzo mail personale e/o numero di cellulare personale e si dovrà rispondere al questionario in tutte le sue parti, allegando, anche le prove a supporto della segnalazione (upload).

Le segnalazioni perverranno all’Istruttore in carica, che dovrà garantire sempre la segretezza dei dati di cui viene a conoscenza eccetto i casi in cui delle segnalazioni e dell’istruttoria seguente debba essere informato l’organo amministrativo di MULTIPLO SRL e l’Autorità Giudiziaria competente e/o ANAC. Nel caso procederà solo previo consenso del segnalante.

Se il Segnalante non compila tutti i campi obbligatori previsti sulla piattaforma YesNology – Modulo Whistleblowing comparirà un messaggio di errore ed il processo di segnalazione non verrà completato e pertanto la segnalazione non arriverà mai all’Istruttore.

È come se nessuna segnalazione fosse stata mai realmente presentata.

7.3 Compiti e responsabilità

L’Istruttore è incaricato di ricevere e gestire le Segnalazioni oggetto della presente Policy ed ha ricevuto opportuna nomina in qualità di incaricato responsabile designato al trattamento da parte di MULTIPLO SRL.

Trascorsi 7 giorni lavorativi, dal ricevimento della Segnalazione, quando si è completato il processo di segnalazione previsto sulla piattaforma YesNology – Modulo Whistleblowing, l’Istruttore deve dare riscontro al Segnalante, chiedendo di registrarsi, ed avviare quanto necessario ad approfondire la questione proposta per concludere la gestione della Segnalazione entro tre mesi lavorativi dalla data di ricevimento della stessa, attraverso comunicazione scritta al segnalante e relazione sui fatti della segnalazione all’organo amministrativo di MULTIPLO SRL, comunicazione che deve contenere un rapporto scritto di quanto è stato svolto e accertato ed infine le decisioni adottate. Prima della scadenza dei tre mesi, l’Istruttore potrà chiedere al Segnalante di chiarire e/o integrare fatti, documenti e informazioni per consentire l’avvio delle verifiche interne. In questo periodo, il termine per la conclusione delle indagini è sospeso. Trascorsi al massimo 20 giorni dall’invio della richiesta di chiarimenti, senza avere avuto dal Segnalante alcuna risposta, l’Istruttore, potrà decidere di archiviare la segnalazione. In caso di risposta da parte del Segnalante che richiedano ulteriori chiarimenti, dall’invio della nuova richiesta di chiarimenti al Segnalante, il termine di conclusione dell’indagine di tre mesi viene sospeso nuovamente fino ad ulteriori 20 giorni. Anche in questo caso se non avrà risposta da parte del Segnalante, l’Istruttore potrà procedere con l’archiviazione.

L’Istruttore ed il Segnalante hanno, tramite la piattaforma, una chat dedicata che rimarrà conosciuta solo a loro. L’istruttore, a sua discrezione, potrà anche contattare telefonicamente il segnalante che avrà fornito il numero di cellulare personale, per avere ulteriori chiarimenti telefonici oppure se del caso potrà anche provvedere ad incontrare presso il proprio studio il Segnalante. Tutte attività preordinate al fine di una migliore istruttoria della vicenda che porti in tempi rapidi alla conclusione della vertenza nel miglior modo possibile.

Pertanto, sulla base degli elementi informativi forniti, l’Istruttore valuta:

• se procedere con l’archiviazione della Segnalazione per assenza oggettiva di comportamento illecito e/o irregolarità ovvero per assenza di evidenti e/o ragionevoli presupposti per avviare ulteriori approfondimenti;
• se avviare un’attività di audit ovvero di indagine/verifica interna;§
• se sia necessario coinvolgere l’Autorità Giudiziaria;
• se sia necessario coinvolgere organi amministrativi o autorità indipendenti investite di funzioni di vigilanza e controllo (es. ANAC);
• se e quali funzioni di MULTIPLO SRL coinvolgere in caso di Segnalazione in “mala fede” (vale a dire di Segnalazione manifestamente opportunistica e/o effettuata con dolo o colpa grave) per la definizione delle eventuali azioni da intraprendere nei confronti del Segnalante.

In caso di accertata fondatezza della Segnalazione, MULTIPLO SRL e non l’Istruttore, adotta gli opportuni provvedimenti e le necessarie azioni a propria tutela e a tutela dei segnalanti o dei soggetti che possono essere coinvolti della segnalazione.

Eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti del Segnalato, non verranno comunicati al Segnalante il quale avrà notizia solo del rapporto finale di segnalazione ma senza entrare nei particolari di eventuali sanzioni.

Al termine dell’indagine l’Istruttore redigerà un rapporto finale nel quale verrà rendicontato l’iter della segnalazione e l’esito degli accertamenti svolti, senza rivelare l’identità personale del segnalante, in particolare:

• segnalazione archiviata per infondatezza, precisando se la segnalazione si ritenga essere stata effettuata in mala fede per valutare l’eventuale applicazione di sanzioni disciplinari nei confronti del segnalante;
• segnalazione accolta per fondatezza e sussistenza della violazione o della ritorsione segnalata, precisando il soggetto ritenuto responsabile e gli elementi raccolti.

Sarà poi l’organo amministrativo di MULTIPLO SRL, destinatario del rendiconto dell’Istruttore a valutare come procedere, se la segnalazione accolta debba essere:

• valutata dallo stesso per eventuali sanzioni disciplinari
• inviata all’A.N.A.C.
• inviata alla Procura della Repubblica
• inviata alla Procura della Corte dei Conti
• inviata ad altri uffici che verranno valutati di volta in volta, competenti.

Nel caso di trasmissione della Segnalazione ad altre strutture/funzioni/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, come per esempio l’invio della segnalazione all’A.N.A.C., dovrà essere inoltrato solo il contenuto della segnalazione, escludendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante, salvo che ciò non sia possibile per le caratteristiche delle indagini da svolgere. In una tale ipotesi, su chi sia stato coinvolto a supporto dell’Istruttore gravano i medesimi doveri di comportamento volti ad assicurare la riservatezza del Segnalante.

É cura dell’Istruttore, garantire:

• la tracciabilità delle Segnalazioni e delle relative attività istruttorie;
• la conservazione della documentazione inerente alle Segnalazioni ed alle relative attività di verifica, in appositi archivi cartacei/informatici, assicurando gli opportuni livelli di sicurezza/riservatezza;
• la gestione di raccoglitori YesNology – Modulo Whistleblowing utili agli approfondimenti necessari;
• la conservazione delle Segnalazioni e della documentazione a queste ultime inerente per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati e comunque non superiori ai 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito della segnalazione

Il processo digitalizzato di ricevimento delle Segnalazioni assicura, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvede alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, allo scambio di informazioni tra Istruttore e Segnalante, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso.

Fermi restando gli obblighi di tempestiva informativa al verificarsi di determinati eventi, l’Istruttore di MULTIPLO SRL assicura un flusso riepilogativo annuale sulle segnalazioni pervenute e gestite, all’organo amministrativo di MULTIPLO SRL.

Anche nel caso in cui non pervengano segnalazioni, l’Istruttore redigerà annualmente una relazione per informare gli stessi organi di cui sopra, dell’attività svolta.

7.4 Riservatezza e divieto di ritorsione e/o di misure discriminatorie

MULTIPLO SRL assicura la presa in carico, nei modi sopra descritti, di tutte le Segnalazioni ancorché, come detto, le stesse siano rese in forma non anonima e nelle modalità sopra descritte tramite la compilazione delle pagine appositamente previste sulla piattaforma YesNology – Modulo Whistleblowing. È compito dell’Istruttore garantire la riservatezza del Segnalante sin dal momento della presa in carico della Segnalazione, anche al fine di evitare il rischio di ritorsioni e/o discriminazioni ai danni di chi effettui la Segnalazione.

Fermi restando i diritti riconoscibili in capo al Segnalante ai sensi degli artt. 15 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679, la Segnalazione e la documentazione allegata non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di eventuali richiedenti.

Ad eccezione dei casi in cui si configuri una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., nonché delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (come, per esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del Segnalante è comunque protetta in ogni fase successiva alla Segnalazione; pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del Segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso.

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante può essere rivelata all’organo amministrativo di MULTIPLO SRL, con funzione di titolare dei procedimenti disciplinari e/o all’incolpato solo nei casi in cui:

• vi sia il consenso espresso del Segnalante;
• la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata unicamente sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, come da quest’ultimo richiesto e motivato per iscritto. In tale circostanza, spetta al responsabile della funzione del MULTIPLO SRL titolare dei procedimenti disciplinari valutare la richiesta dell’interessato e se ricorra la condizione di assoluta indispensabilità della conoscenza del nominativo del Segnalante ai fini della difesa. Qualora la ritenga fondata, il responsabile della funzione dovrà avanzare richiesta motivata all’Istruttore, contenente un’esposizione chiara e precisa delle ragioni per le quali risulti indispensabile la conoscenza dell’identità del Segnalante.

Gravano sull’organo amministartivo di MULTIPLO SRL, nella sua qualità di responsabili della gestione dei procedimenti disciplinari gli stessi doveri di comportamento, volti alla riservatezza del Segnalante, cui sono tenuti gli Istruttori.

In ogni caso, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle Segnalazioni effettuate ai sensi della presente Policy avrà luogo, in quanto compatibili, in conformità alla normativa vigente ed alle procedure di MULTIPLO SRL in materia di tutela dei dati personali.

MULTIPLO SRL non consente né tollera nei confronti del Segnalante atti di ritorsione o discriminazione, diretti o indiretti, aventi effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. Per misure ritorsive e/o discriminatorie si intendono tutte le azioni disciplinari ingiustificate ed ogni altra forma di ritorsione che determini un downgrade delle condizioni di lavoro.

La violazione dell’obbligo di riservatezza ovvero il compimento di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del Segnalante è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.

È altresì vietata ogni forma di ritorsione o discriminazione avente effetti sulle condizioni di lavoro di chi collabora alle attività di riscontro della fondatezza della Segnalazione.

Il soggetto che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, gli Istruttori che, nel caso di riscontro positivo, segnalano l’ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni o organi competenti.

7.5 Abusi e Tutela

Fermo restando quanto sopra, sono comunque fonte di responsabilità, eventuali forme di abuso della presente Policy, quali le Segnalazioni, che si rivelano infondate, manifestamente opportunistiche e/o effettuate con dolo o colpa grave (cd “Segnalazioni in malafede”).

MULTIPLO SRL si impegna ad evitare situazioni in cui il Segnalante abusi della procedura per ottenere vantaggi personale a danno del Segnalato. Il Segnalante è chiamato a dichiarare l’esistenza di eventuali conflitti di interesse e a specificare l’impegno a riferire quanto di sua conoscenza secondo verità.

Al fine di evitare che l’istituto del Whistleblowing venga utilizzato abusivamente e in malafede, MULTIPLO SRL, impregiudicata la responsabilità penale e civile del Segnalante, nell’ipotesi di Segnalazione calunniosa di abuso o strumentalizzazione intenzionale della procedura di Whistleblowing, Segnalazione in “mala fede”, vale a dire di Segnalazione manifestamente opportunistica e/o effettuata con dolo o colpa grave, può avviare procedure disciplinari.

L’abuso dell’istituto della Segnalazione può aversi:

• Segnalante che segnali situazioni non comprese tra quelle sopra elencate e che non rientrano nella procedura Whistleblowing come prevista dalla normativa e dalla presente Policy, segnalazione che peraltro non verrebbe portata a compimento sulla piattaforma YesNology – Modulo Whistleblowing in quanto i campi relativi alle segnalazioni sono ben identificati;
• Segnalante che riporti falsamente un fatto solamente per arrecare un danno alla persona segnalata;
• Segnalante che abbia partecipato a comportamenti irregolari unitamente ad altri soggetti e attraverso la segnalazione cerchi di assicurarsi una sorta di “immunità” da future sanzioni disciplinari;
• Segnalante che voglia utilizzare la procedura di Whistleblowing come possibile scambio per ottenere la riduzione o l’esclusione di una precedente sanzione disciplinare o per ottenere benefici come bonus o promozioni.

La piattaforma YesNology – Modulo Whistleblowing è stata strutturata in modo tale da dover compilare obbligatoriamente i vari campi al fine di evitare eventuali abusi dell’istituto della Segnalazione Whistleblowing. In assenza di riscontri oggettivi prima tramite la piattaforma e poi a seguito dell’istruttoria espletata dall’Istruttore incaricato, MULTIPLO SRL, non procederà a comminare alcuna sanzione disciplinare all’eventuale soggetto Segnalato. Verrà valutato eventualmente se del caso procedere con sanzioni disciplinari verso il Segnalante.

8. DESTINATARI DELLA POLICY

La presente Policy deve avere la massima diffusione possibile.

A tal fine, viene resa disponibile sul sito web di MULTIPLO SRL in particolare su: https://www.trattoriacorrieri.it/, https://www.gallodororistorante.it/ e www.ristorantidiparma.it , disponibili per tutti i dipendenti e collaboratori tramite l’indicazione di un QR Code o di un URL dedicato, per accedere alle procedure di segnalazione approntate da MULTIPLO SRL.

Sul sito internet stesso è prevista l’apposita sezione in cui cliccando sul link si rimanda alla piattaforma YesNology – Modulo Whistleblowing, utilizzata per la digitalizzazione dell’intero processo.

Nel caso sia necessario, l’Istruttore stesso individua le più opportune iniziative per assicurare la massima diffusione della presente Policy ed il corretto recepimento dei suoi contenuti.

9. ENTRATA IN VIGORE E PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI

La presente procedura entra in vigore a partire dal 17 dicembre 2023.

I dati personali raccolti per le finalità sopra esposte saranno conservati da MULTIPLO SRL per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla chiusura della procedura, vale a dire dalla data della comunicazione dell’esito della segnalazione.

Successivamente tali dati saranno distrutti (diritto all’oblio) o resi in forma anonima (pseudonimizzazione) se necessari per finalità statistiche o di storicizzazione.